كيف تكتب خطة لإدارة المخاطر إذا كان لديك متجر على الإنترنت

الشيء الوحيد المضمون عند إدارة عملك الخاص هو عدم القدرة على التنبؤ. لا توجد طريقة يمكنك من خلالها توقع كل ما تمر به أنت وموظفوك وشركاؤك في العمل على مدار الوقت ، بغض النظر عن مدى دقة التخطيط والإعداد لكل جانب من جوانب عمليتك.

النجاح غير مؤكد أبدًا ، حتى لو كان لديك المنتج أو الخدمة المثالية ، والملاءمة المثالية ، واستراتيجية التسويق المثالية. كم مرة واجهت أشخاصًا انهارت أعمالهم نتيجة “لظروف غير متوقعة”؟ كم من هذه الشركات قد تستفيد من خطة إدارة مخاطر بسيطة؟

ما هي إدارة المخاطر

أ خطة إدارة الخطر، في أبسط الكلمات التي يمكن تخيلها ، هي وثيقة يستخدمها مديرو المشروع لتحديد المخاطر المحتملة على المشروع ، وحساب تأثيرها واحتمال حدوثها ، ومن ثم توفير التدابير المضادة. ومع ذلك ، فإنه يتجاهل بعض التفاصيل التي تسلط الضوء على أهمية إدارة المخاطر لمديري المشاريع.

بادئ ذي بدء ، من المهم أن تضع في اعتبارك أنه ليست كل المخاطر سلبية. يقال ببساطة ، الخطر هو موقف لا يمكن التنبؤ به. المستقبل غير مؤكد ، والعواقب الإيجابية والرهيبة ممكنة.

إن التأكد من قدرة شركتك على تحمل معظم أنواع الأحداث والمفاجآت غير المتوقعة هو الهدف الرئيسي لإنشاء خطة إدارة مخاطر قوية لمؤسستك. ستكون شركتك في وضع أفضل ليس فقط للبقاء على قيد الحياة ولكن أيضًا تزدهر إذا أخذت الوقت الكافي لتحديد المخاطر المحتملة ووضع خطة للتعامل مع تداعياتها المحتملة ومكافحتها والحد منها. علاوة على ذلك ، في حين أنه لا توجد استراتيجية لإدارة المخاطر يمكن أن تجعل شركتك “مقاومة للكوارث” ، إلا أن الاستراتيجية القوية قد ترفع بلا شك احتمالات نجاحك على المدى الطويل.

قم بإنشاء إستراتيجية إدارة المخاطر في 7 خطوات

يمكنك أن تثبت بنجاح أنه يمكنك التعامل مع أي مخاطر بفضل إدارة المخاطر ، والتي تتيح لك الوصول إلى البيانات ذات الصلة والكافية. هذا يقلل من فرصة كسر معايير الصناعة ويضمن الحفاظ على التهديدات إلى الحد الأدنى لمنع تعطل الشركة وإمكانية اتخاذ إجراءات قانونية. دعنا نقرأ المزيد:

1. تحليل المخاطر

قم بإجراء تحليل للمخاطر للعثور على المخاطر المحتملة (ثم قم بتوثيقها وتحديد أولوياتها). الخطوة الأولى هي العثور على جميع المخاطر المحتملة التي يواجهها مشروعك. يجب أن يتم ذلك في بداية المشروع وعلى أساس مستمر (على سبيل المثال بعد الوصول إلى معلم رئيسي).

هنا ، يجب عليك فحص جميع مستويات المعرفة بالإضافة إلى فئات المخاطر الأربع (الفنية والإدارية والتنظيمية والخارجية) (المخاطر المعروفة والمخاطر غير المعروفة والمخاطر غير المعروفة). هناك العديد من الأساليب المختلفة لتقييم المخاطر ، وسيعتمد الأسلوب الذي تختاره على فريقك ومواردك وحجم المشروع. يجب إنشاء إستراتيجية إدارة المخاطر الخاصة بك باستخدام نهج مباشر يسير على النحو التالي:

• تعريف
• حلل
• يخطط
• شاشة

إليك كيفية ملء كل منها:

• المقابلات: خصص وقتًا للتشاور مع المشاركين المهمين في المشروع ، والخبراء الخارجيين ، وأعضاء الفريق الآخرين الذين قد يكونون قادرين على إلقاء الضوء على بعض المخاطر الأكثر غموضًا.
• جلسات لا تصدق: أحد أفضل الأماكن للتعرف على الأخطار المحتملة هو فريقك. لقد عملوا كثيرًا في مشاريع مثل هذه ، حتى يكونوا على دراية بالمشكلات. يجب تنظيم جلسة العصف الذهني وإدارتها بشكل صحيح للبقاء في المهمة ، تمامًا مثل أي تجمع جماعي آخر. قبل أن يأتي الضيوف ، أرسل جدول أعمال ومعلومات أساسية لتمهيد الطريق. أنت تريد تشجيع المحادثة ولكن اجعلها مقصورة على المخاطر التي واجهها الأفراد بالفعل في مشاريع من نفس الطبيعة.
• سجلات المخاطر: هل هناك عملية مطبقة في مؤسستك للتعرف على المخاطر؟ إذا كان الأمر كذلك ، فمن المرجح أن يقدموا قائمة بالموضوعات والأقسام لتستعرضها. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فإن بناء هذه الأداة واستخدامها في المشاريع المستقبلية يعد فكرة رائعة.
• تحليل الافتراضات: كل ​​افتراض يحمل في طياته فرصة لكونه غير صحيح (تذكر التحيزات المعرفية التي ذكرناها سابقًا؟) فكر للحظة في كل ما تعتبره هذا المشروع حقيقيًا أو حقيقيًا. هل أفكارك يمكن الدفاع عنها؟ هل لديك دليل؟

2. تقييم كل المخاطر المحتملة

ستطرح تلقائيًا ثلاثة أسئلة بينما تقوم بتصنيف المخاطر الخاصة بك:

• ماذا سيحدث إذا حدث هذا السيناريو؟
• ما هو احتمال حدوث ذلك؟
• إلى أي مدى ستكون النتيجة ضارة بالمشروع؟

النتيجة والاحتمالية والتأثير هي المعايير الثلاثة التي تعطي كل من منظور المخاطر وأهميته. يمكنك أن تفهم بوضوح مدى شدتها وكم يجب أن تستعد لها ، بدلاً من أن تكون مجرد ملاحظة بسيطة. قم بتعيين درجة احتمالية (من منخفض إلى احتمالية عالية) ودرجة تأثير المخاطر بعد مراجعة التأثيرات النوعية والكمية للمخاطر في هذه المرحلة (إما منخفضة أو متوسطة أو عالية).

3. تعيين المهام والأدوار لكل خطر

إن مجرد ملاحظة الأخطار المحتملة والأمل في عدم تحققها غير كافٍ. يجب أن يكون لكل خطر عضو في فريق معين ، وأن تكون له الأولوية ، وأن يكون لديه الموارد اللازمة لإدارتها المقدرة. في حالة تحول الخطر إلى مشكلة ، سيكون عضو الفريق المختار مسؤولاً عن قبول الملكية. يجب عليهم فهم عوامل الخطر أو مؤشرات التحذير التي تشير إلى أنه يجب عليهم اتخاذ إجراءات فورية كجزء من هذا.

عندما يكون الخطر معروفًا ، يمكن التنبؤ مسبقًا بمحفز الخطر ، ولكن في ظروف أخرى ، قد يكون من الصعب تقريبًا تحديد مصدره الدقيق. على سبيل المثال ، يمكنك أن تدرك أن تغيير هيكل السعر الخاص بك يشكل مخاطر على علامتك التجارية ، ولكن قد لا تتمكن من تحديد السبب الدقيق ، مثل منشور على Facebook أو مدونة عميل.

بينما يجب أن تنسب الأخطار إلى فرد واحد ، يجب أن يكون الجميع على دراية بها. سيتم إبلاغ الجميع بما يجب البحث عنه ومن يجب إخطاره إذا واجهوا أحد المحفزات نتيجة لذلك.

4. وضع تدابير وقائية لكل خطر

يتمثل هدف خطة إدارة المخاطر في تزويدك بخريطة طريق واضحة لحل أي مشاكل محتملة قد تنشأ. يجب أن يتوصل مدير المشروع والزميل المعين إلى إجابة مناسبة لكل من المخاطر التي تم تحديدها. ستتعامل غالبًا مع خطر تطور إلى مشكلة بإحدى الطرق الأربع:

• يتجنب: قم بتعديل استراتيجيتك للتغلب على المشكلة. بعبارة أخرى ، تخلص تمامًا من مصدر التهديد الأساسي.
• تحويل: قم بتعيين المخاطر (أو جزء منها) لمجموعة أو منظمة أخرى. اعتبر هذا بوليصة “تأمين” معيارية.
• يخفف من: اتخذ إجراءً سريعًا لتقليل آثار المخاطر للتخفيف من حدتها. قد يستلزم ذلك إعادة فحص احتياجاتك أو إجراء اختبارات إضافية أو استكشاف حلول أخرى.
• يقبل: التعرف على احتمالية حدوث تأثير سيء أو موازنة في النهاية على حساب معالجته.

يجب أن يتوافق مستوى تفاصيل خطة الاستجابة للمخاطر مع أهمية الخطر. إجراء رد فعل شامل على تأثير منخفض ، خطر منخفض الاحتمالية لا طائل من ورائه. أخيرًا ، إذا شعرت أن الإجابة تتجاوز معايير مشروعك ، فقد تزيد من المخاطر.

5. تطوير استراتيجية النسخ الاحتياطي

يجب أن تكون مستعدًا للسيناريو الأسوأ إذا قبلت عواقب المخاطر المحتملة. وجود خطة طوارئ هو ما هذا. بعبارة أخرى ، أنت ترد على الاستعلام ، “ماذا يجب أن نفعل في هذه المرحلة؟”

يجب أن تكون خطط الطوارئ مخصصة للمخاطر ذات الأولوية العالية والتأثير الهام ولكن لا يوجد مسار عمل واضح في حالة حدوثها. في هذه الحالة ، يجب أن يكون لديك مخطط لسير عمل يتضمن الخطوات التالية:

• ابحث عن موارد الطوارئ وقم بعمل قائمة بها. يمكن أن يستلزم ذلك تحويل أعضاء الفريق إلى مشروع جديد أو تغيير الميزانية أو توسيع النطاق.
• افهم من يجب الاتصال به إذا ظهرت هذه المشكلة. يمكنك تحديد موقع هؤلاء الأشخاص بمساعدة استراتيجية الاتصال الخاصة بك.
• ضع استراتيجية لحل هذه المشكلة. هل يمكنك تقديم أي بدائل أو إضافة أي مرونة لخطة مشروعك الحالية؟ هل تعرف بمن تتصل وأين تتوجه للحصول على المساعدة؟ عندما تكون في وضع الأزمة ، قد تبقيك قائمة المراجعة مركزة.
• احترس من عوامل الخطر لهذه الأمراض (خاصة المواعيد النهائية).

حقيقة التخطيط للطوارئ هي أنها غالبًا ما تكون مشكلات ذات احتمالية منخفضة لحدوثها. من السهل أن تنغمس في القلق بشأن كل سيناريو مروع يمكن أن ينشأ. ومع ذلك ، من المهم التفكير مبكرًا في ما إذا كان الفشل المحتمل لأحد هذه المخاطر قد يعرض مشروعك للخطر.

6. تحديد مدى تحملك للمخاطر

في حين أن كل مسعى ينطوي على قدر من المخاطرة ، إلا أن هناك حالات يكون فيها احتمال حدوث عواقب غير مواتية أكبر من أن يغتنم الفرصة. عتبة المخاطرة – مستوى المخاطرة الذي يكون عملك أو أصحاب المصلحة على استعداد لقبوله – هو ما يُعرف بهذا. من الضروري البقاء على اتصال مع أصحاب المصلحة الرئيسيين أثناء صياغة إستراتيجية إدارة المخاطر والحصول على آرائهم.

هل نطاق المشروع مبرر بالنظر إلى مستوى المخاطر؟ قبل البدء في تقليل المخاطر ، هل من الممكن إجراء تعديلات على خطة مشروعك؟ على الرغم من أنه قد يبدو غير مريح ، إلا أنه من الأفضل إجراء تعديلات الآن بدلاً من اكتشاف المشكلات الخطيرة بعد أن استثمرت الوقت والطاقة بالفعل.

7. الحفاظ على تتبع والإبلاغ عن كل المخاطر

أخيرًا ، إدارة المخاطر عبارة عن دائرة وليست خطًا مستقيمًا. يجب أن تكون إستراتيجيتك لإدارة المخاطر وثيقة حية لأنك تتعامل مع أمور مجهولة. يجب أن يكون الشخص المسؤول عن المخاطر مسؤولاً عن مراقبته وتحديثه في برنامج إدارة المشروع وإبقاء الآخرين على اطلاع بالتطورات. هناك احتمال كبير أنه مع تطور مشروعك ، ستظهر مخاطر جديدة أو أن المخاطر الحالية ستتغير وتتكيف.

ربما ما بدا في البداية أنه خطر منخفض الاحتمال أصبح الآن أكثر احتمالًا. سيسمح لك استخدام حل برمجي لإدارة المخاطر بتحديثها بسرعة وإطلاع الجميع على التطورات. من المستحيل إدارة مخاطر المشروع بمعزل عن غيرها. يجب أن يكون عنصرًا سلسًا في عملية إدارة مشروعك للحصول على أعلى احتمالية لنجاح المشروع.

افكار اخيرة

على الرغم من أن المخاطر هي جانب حتمي لتشغيل الأعمال التجارية ، فإن أفضل نهج للتعامل مع المواقف غير المتوقعة هو أن يكون لديك استراتيجية لإدارة المخاطر. يدعم الشركات في إدارة المخاطر مع تشكيل النمو المستقبلي.