مقالات التجارة

كيفية التفويض لجعل عملك يعمل بكفاءة (2023)


ربما يمكنك طلاء غرفة المعيشة الخاصة بك بنفسك في غضون يومين. أو يمكنك دعوة أكثر من ثلاثة أصدقاء. إذا كان كل واحد منكم يرسم جدارًا واحدًا ، فيمكنك إكمال المهمة بحلول الظهر والاستمتاع ببعض البيتزا معًا.

من البديهي أن نفهم أن المزيد من الأيدي يمكن أن تنجز المهام بشكل أسرع ، ولكن في مكان العمل ، يكافح بعض المديرين للتخلي عن المهام وتفويضها. سواء كنت ترسم غرفة أو تطلق منتجًا جديدًا ، فإن توزيع المهام غالبًا ما يكون الطريقة الأكثر فاعلية لإنجاز المهام.

ما هو التفويض؟

التفويض هو ممارسة توزيع العمل والمسؤوليات بين الموظفين أو أعضاء الفريق. يسمح التفويض الفعال لعمالك بإكمال المشاريع بشكل أسرع ، وتطوير مهارات جديدة ، ومساعدة فريقك على زيادة الإنتاجية.

يمكن للمديرين أن يختاروا تفويض المهام للموظفين لتسوية أعباء العمل أو مطابقة الموظفين مع المشاريع التي تتوافق مع قدراتهم وأهدافهم المهنية. بصفتك مديرًا ، يمكن أن يؤدي تحسين مهارات التفويض إلى توفير الوقت للتركيز على الصورة الكبيرة ومساعدتك على أن تصبح قائدًا أكثر فاعلية.

ما هي فوائد تعلم التفويض الفعال؟

إن تفويض العمل بالشكل المناسب يعد مكسبًا للطرفين – فهو يفيد المديرين والموظفين على حدٍ سواء. ضع في اعتبارك بعض الطرق التي يمكن أن يساعد بها التفويض فريقك في الوصول إلى أهدافه:

  • أكمل المشاريع بسرعة. يمكن لفريقك معالجة المهام وإكمالها بشكل أسرع عندما يكون لدى كل عضو توجيه واضح وفرصة للمساهمة.
  • تقليل التوتر. يمكن أن يؤدي تفويض المهام بالتساوي إلى تقليل أعباء العمل الفردية وضمان عدم تراكم الكثير من العمل على أي شخص ، مما يقلل من الضغط على الجميع.
  • زيادة الرضا الوظيفي. إن منح الموظفين الفرصة لتولي مهام هادفة وصعبة يمكن أن يساعدهم على الشعور بالتقدير.
  • تحسين الدقة. يمكن أن تحدث الأخطاء عندما يطغى على الموظف الكثير من المهام. يمكن أن يضمن التفويض الفعال أن كل عضو في الفريق لديه الوقت الكافي لإنتاج عمل عالي الجودة. يمكن أن يخفف أيضًا عبء العمل الخاص بك ، مما يتيح لك الوقت لمراجعة المنتج النهائي.
  • شجع النمو الوظيفي. إن الوثوق بموظفيك بمزيد من المسؤولية يسمح لهم بالنمو وتطوير مهارات جديدة.

ما هي تحديات التفويض الفعال؟

على الرغم من الفوائد المحتملة ، لا يزال العديد من المديرين يكافحون لتبني عملية التفويض. ضع في اعتبارك أسباب امتناع المديرين أحيانًا عن التفويض:

  • فقدان السيطرة. قد يشعر بعض المديرين بالرغبة في الحفاظ على السيطرة على مهام محددة. يمكن للمديرين التخفيف من هذا القلق وإظهار القيادة الفعالة من خلال العمل مع الموظفين في مشروع لتحقيق النتائج المرجوة.
  • الخوف من التخلف. يشعر بعض المديرين بالقلق من أن شرح المهمة للموظف سيستغرق الكثير من الوقت ، مما يؤدي إلى عدم الالتزام بالمواعيد النهائية. قد يكون هذا صحيحًا على المدى القصير ، ولكن أخذ الوقت الكافي لرفع سرعة الموظفين يمكن أن يهيئ فريقك لتحقيق النجاح على المدى الطويل. عندما تظهر مهمة مفوضة مماثلة ، سيكونون مستعدين للذهاب.
  • الاهتمام بالمشروع. قد يقاوم المديرون إسناد مشاريع مثيرة أو مهمة إلى موظفين آخرين لأنهم مهتمون بالعمل بأنفسهم. ومع ذلك ، فإن الوظيفة الرئيسية للمدير هي دعم الفريق ؛ قد تساعد مشاركة المهام الصعبة في الحفاظ على مشاركة أعضاء الفريق في أدوارهم.
  • قلق للفريق. الخوف من إثقال كاهل الموظفين قد يمنع المدير من التفويض. التواصل الجيد يمكن أن يجعل هذه العملية أسهل. يمكن للمديرين التحدث مع أعضاء الفريق لتقييم النطاق الترددي الخاص بهم قبل تعيينهم للعمل.

متى تفويض العمل

يعد تعلم التفويض أمرًا مهمًا ، لكنك لست بحاجة إلى تسليم وظيفتك بالكامل. هذه بعض الأسباب التي تدفعك إلى التفكير في تخصيص المهام لأعضاء آخرين في الفريق:

  • فرص متنامية. إذا أعرب أحد أعضاء الفريق عن اهتمامه بمجال معين ، فقد يوفر التفويض فرصًا للتطوير المهني. على سبيل المثال ، يمكن للموظف المهتم بالتحليلات أن يبدأ بسحب البيانات للتقارير ربع السنوية.
  • زيادة عبء العمل. قد يؤدي وجود الكثير من المهام في جدول أعمالك إلى صعوبة أن تكون مديرًا فعالاً. استخدم التفويض للتأكد من أن لديك الوقت لإكمال جميع جوانب عملك بشكل صحيح.
  • مباراة المهارات. إذا كان مشروع جديد مناسبًا بشكل خاص لمهارات شخص معين أو خلفيته ، يمكن أن يكون التفويض وسيلة للاستفادة بشكل فعال من خبرته. إذا كانت شركتك تطلق حملة بريد إلكتروني جديدة تستهدف المزارعين ويقوم أحد مؤلفي الإعلانات بتربية الدجاج في المنزل ، فقد يجلبون رؤى فريدة للمشروع.

كيفية التفويض الفعال كمدير

ضع في اعتبارك هذه الخطوات الخمس لإعداد فريقك بعملية تفويض واضحة:

1. التواصل

قبل تفويض المسؤولية ، خذ الوقت الكافي لتسجيل الوصول مع موظفيك. وفر سياقًا لأي مشاريع جديدة ، وقم بقياس قدرتها على تولي المزيد من العمل.

2. فهم نقاط القوة لدى كل موظف

يمكن أن يساعدك فهم موظفيك في تفويض المهام الصحيحة إلى الشخص المناسب. ابذل جهدًا لفهم الخلفيات المهنية لفريقك وأساليب العمل الفردية والاهتمامات.

3. تقديم التعليمات

عند تفويض مهمة ما ، قدم تعليمات واضحة حتى يتمكن موظفك من بدء العمل بثقة. قم بتضمين معلومات حول كيفية إكمال المشروع وسبب أهميته للفريق.

4. أجب عن الأسئلة

كن موردا لفريقك. تأكد من أن موظفيك يعرفون أنه يمكنهم القدوم إليك إذا احتاجوا إلى توضيح أو مساعدة على طول الطريق.

5. كن منفتحًا على التعليقات

كن منفتحًا لتلقي التعليقات حول حجم ونوع العمل الذي تفوضه. قد يشعر الموظفون أن لديهم الكثير أو القليل من العمل ، أو أنهم يحتاجون إلى دعم إضافي للعمل بفعالية.

ممارسات التفويض لتجنب كمدير

على الرغم من أن التفويض له فوائد واضحة ، يجب على المديرين تجنب ما يلي:

  • إدارة دقيقة. إن الإشراف على كل خطوة من خطوات العملية غير فعال ومن غير المرجح أن يؤدي إلى تحسين الأداء. إن مراقبة التقدم أمر جيد ، ولكن امنح موظفيك مساحة للقيام بعملهم.
  • أخذ الائتمان. إذا كنت تقدم عملًا أو أفكارًا أكملها أعضاء الفريق ، فتأكد من اعتمادها. قد يؤدي أخذ الفضل في عمل شخص آخر إلى الإضرار بمعنويات الفريق.
  • لم يتم تسجيل الوصول. على الرغم من أنك تريد تجنب الإدارة التفصيلية ، إلا أنه من الممكن أيضًا أن تكون غير مشغول جدًا. ضع في اعتبارك إعداد تسجيلات الوصول الأسبوعية أو طلب تحديثات التقدم للتأكد من بقاء موظفيك على المسار الصحيح.
  • عدم مراجعة العمل. مراجعة المشاريع للتأكد من اكتمالها بنجاح. تقع المسؤولية النهائية عن عمل فريقك على عاتق المدير ، لذا فإن التحقق المزدوج من مصلحتك.
  • عدم تقديم ملاحظات. قدم ملاحظات للسماح لفريقك بمعرفة مستوى أدائهم. تعمل التعليقات الإيجابية على بناء الثقة ، بينما تساعد التعليقات البناءة الموظفين على التحسن.
  • تفويض المهام الإدارية. تجنب تفويض المهام الإدارية التي تقع خارج الوصف الوظيفي للفرد. على سبيل المثال ، قد يقدم الأقران ملاحظات لبعضهم البعض ، لكن مهمة المدير دائمًا هي تقديم مراجعات أداء رسمية.
  • تفويض تصاعدي. يحدث التفويض التصاعدي عندما يقوم الموظف ذو المستوى الأدنى بتمرير العمل المفوض احتياطيًا إلى شخص في مستوى تنظيمي أعلى. قبل قبول العمل من أحد الموظفين ، اسأل نفسك عن سبب عدم تمكنهم من إكمال المهمة. قد تكون علامة على أنهم بحاجة إلى دعم إضافي أو أنهم يفتقرون إلى المهارات أو القدرات للقيام بالعمل.

كيفية تفويض التعليمات

هل يمكنني التأكد من عدم ارتباك الموظف عند تفويض مهام جديدة؟

اعمل على تطوير فهم قوي لقدرة فريقك قبل تعيين المهام. حافظ على خطوط اتصال مفتوحة مع موظفيك واطلب ملاحظات حول عبء العمل عليهم. إذا كان لدى الموظف الكثير في قائمة المهام الخاصة به ، فكن منفتحًا لتعديل المواعيد النهائية أو تغيير الأولويات. قسّم المهام التي تستغرق وقتًا طويلاً بين أعضاء الفريق.

ماذا أفعل إذا قمت بتفويض مهمة وتم تنفيذها بشكل غير صحيح؟

إذا تم إرجاع واجب مع وجود أخطاء ، فقم بإجراء محادثة مع عضو الفريق المسؤول. عبر عن مخاوفك ، وقدم ملاحظات محددة ، ومنحهم فرصة لطرح الأسئلة. اطلب من الموظف إجراء أي تغييرات ضرورية ، وشجعه على طلب المساعدة عند الحاجة. في المرة القادمة ، قم بإعداد اجتماعات للتحقق من التقدم وإعطاء العمال المعلومات التي يحتاجون إليها للقيام بعمل ما بشكل فعال. يجب أن يساعد هذا في منع الأخطاء قبل حدوثها.

ما هي بعض العوامل التي يجب مراعاتها عند اختيار من يجب تفويضه؟

ابذل جهدًا لمطابقة نقاط قوة الموظف واهتماماته مع المشاريع المناسبة. ضع في اعتبارك عبء العمل الحالي لكل عضو في الفريق والمسؤوليات الأخرى قبل تعيين المهام أيضًا.

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

زر الذهاب إلى الأعلى